Waarom deze vraag nu plots zo actueel is … Wel, dat is een beetje gissen. Er kunnen hier verschillende verklaringen voor zijn.

Op 1 januari 2020 ging de nieuwe vennootschapswetgeving in voege waardoor VZW’s hun statuten en werking dienden te actualiseren. Dit zette natuurlijk heel wat besturen aan tot het tegen het licht houden van de vroegere en huidige gang van zaken die afgetoetst aan wat de nieuwe vennootschapswetgeving hier over zegt en hoe het eigenlijk zou moeten.

Wanneer mensen dan een blik werpen op een organigram en wie welke functie(s) bekleedt dan is de vraag of hier wel of niet een vermenging van belangen ontstaat in vele gevallen heel begrijpelijk.

In de media komt het begrip ook met regelmaat ter sprake al zie je daar wel eens de verkeerde term gebruiken en heeft men het daar vooral over wat het conflict veroorzaakte en dus wat de persoon deed waardoor er een belangenconflict werd ingeroepen. Een echte uitleg over wat dit nu eigenlijk is of wat er aan de hand was, wordt zelden gegeven.

Dat er vragen worden gesteld is eigenlijk heel erg gezond te noemen. Dit wil zeggen dat mensen dit ernstig nemen en eisen dat mensen in bestuursfuncties zich ook correct gedragen en correct handelen of als bestuurder meer uitleg willen net om niet in de problemen te komen.

Het is gelukkig wel niet zo dat telkens men de vraag stelt het antwoord ook is dat hier sprake is van een (risico op het ontstaan van) belangenvermenging en dat het conflict op de loer ligt.

Om geschillen binnen een vereniging of tussen verenigingen of tussen een koepelorganisatie en een vereniging te vermijden, hier een beetje uitleg over het belang ervan en wat te doen om belangenconflicten te vermijden. Dit ten volle begrijpen is de beste manier om zelf niet in zo’n situatie te belanden of om mistoestanden in je vereniging te voorkomen of een halt toe te roepen.

De definitie van het belangenconflict (de verstrengeling van belangen)

Er zijn heel wat definities te vinden over dit gegeven. De ene is wat te kort door de bocht en de andere dien je wel 15 keer te lezen voor je begint te begrijpen wat men nu eigenlijk wil zeggen…

Ik ging dan ook op zoek naar een omschrijving die het midden weet te houden tussen volledig en correct zijn maar die met wat tekst en uitleg erg begrijpelijk is ;

De verstrenging van belangen is een situatie waarin een persoon tegelijkertijd meerdere belangen dient of kan dienen, die niet met elkaar verenigbaar zijn; bezitten van verschillende belangen die niet met goed fatsoen door eenzelfde persoon gediend kunnen worden. De situatie in dewelke belangen kunnen vermengd worden tast de onafhankelijkheid aan van diegene die zich erin bevindt.

Deze volledige en correcte omschrijving is en blijft een hele boterham … In enkele zinnen wordt hier heel, heel veel gezegd. Om dit alles goed en op de juiste manier te interpreteren breken we deze omschrijving op in stukjes en gaan we dieper op elk stukje in :

De verstrengeling van belangen is een situatie waarin een persoon tegelijkertijd meerdere belangen dient of kan dienen, …

Een situatie is iets wat heel erg snel kan veranderen. In een tent die langs alle kanten openstaat een concert bijwonen op een hete zomernamiddag is geen gevaarlijke situatie. Als er zich even later, heel onverwacht, een onweer voordoet die een windhoos veroorzaakt dan wordt die veilige schaduwplek plots een heel erg gevaarlijke plaats …

Zo kan je op je werkplek of in een bestuur of bij het uitoefenen van een (politiek) mandaat je van de ene minuut op de andere plots in een situatie bevinden waarin een vermenging van belangen zich kan voordoen. Als je in een immobiliënkantoor werkt dan dien je de belangen van je baas en van je firma. Als je tante haar huis wil verkopen en ze doet dit via jouw kantoor om jou de commissie te gunnen die je baas je zal geven bij een verkoop dan is er niets aan de hand.

Het is weliswaar je tante maar het belang van jouw, je tante en je baas is gelijklopend ; zij wil het huis verkopen aan de persoon die daar het meeste voor wil betalen. En hoe meer iemand betaalt, des te hoger is je commissie. Commissie is maar een deel van de winst die jouw baas opstrijkt. Jijzelf, je tante en je baas worden allemaal beter van het verkopen van het huis aan de hoogste bieder.

… die niet met elkaar verenigbaar zijn; bezitten van verschillende belangen die niet met goed fatsoen door eenzelfde persoon gediend kunnen worden.

Zolang binnen een bepaalde situatie de belangen van iedereen op het toneel gelijklopend zijn stelt er zich geen probleem, ook niet wanneer iemand op dat toneel een familielid is. Dat hoeft niet altijd een probleem te zijn.

De situatie verandert plots als je broer het huis van de tante wenst te kopen en jou contacteert om een afspraak te maken om hierover te praten … Je kan dan makkelijk in een situatie terechtkomen waarbij je je broer kan bevoordelen door andere potentiële kopers te weren … zonder te zeggen dat je dit zal doen kan je nu ook de belangen van je broer gaan dienen : het kopen van een uitstekende woning tegen een zo laag als mogelijke prijs.

Op dat moment spelen er tegelijkertijd meerdere belangen die eigenlijk niet met elkaar verenigbaar zijn.

Op dat moment zit je in een situatie waarin je meerdere belangen zou kunnen dienen. Op dat ogenblik dien je dan ook te beseffen dat je ofwel met je tante en baas in conflict kan komen of met je broer. De belangen conflicteren en even later heb je ruzie met je familie of je werkgever (belangenconflict).

De situatie in dewelke belangen kunnen vermengd worden tast de onafhankelijkheid aan van diegene die zich erin bevindt.

Als er meerdere belangen spelen dan zit je snel met een situatie die eigenlijk niet kan. In de vorige voorbeelden zat 1 persoon tussen twee vuren. In die situatie kan je zeker wel stellen dat die persoon die belangen met elkaar niet kan verenigingen.

Er kunnen zich ook situaties voordoen waarbij de belangen niet bij partijen liggen die je niet allemaal kan bedienen zoals zou moeten maar de belangen kunnen ook jouw eigen belangen zijn.

Stel dat je een liedjesschrijver bent en je schreef een liedje dat werd ingezongen in jouw studio door een nog geheel onbekende zangeres. Niemand weet dat jij dat liedje schreef … en dat het meisje een contract tekende dat ze voor elke download op internet (vroeger bij de verkoop van elk plaatje) de helft krijgt van de opbrengst. Je broer heeft een platenfirma waar jijzelf ook aandeelhouder van bent. Als deze firma winst maakt, dan wordt jij daar ook beter van.

Even later wordt je gevraagd om in een jury te komen zitten van een liedjeswedstrijd (beste liedje, beste zanger) en of je ook nog twee mensen kent die dat willen doen want ze zitten een beetje verlegen met juryleden. Blijkt dat de zangeres die jouw liedje inzong meedoet aan deze wedstrijd …

Iedereen begrijpt dat het wel duidelijk is wie zal verkozen worden tot winnaar. De verkoop van het plaatje zal stijgen waar jij als jurylid voordeel bij hebt, maar ook je broer zal een aardige cent verdienen. Jouw twee vrienden gaan met jou een duur snoepreisje maken … Dus die staan wat jij daar wil bereiken absoluut niet in de weg.

Hier ontstond een situatie waarbij je absoluut niet meer kan spreken van de onafhankelijkheid van een jurylid … Het jurylid heeft hier behoorlijk wat persoonlijke belangen gediend en hier is dan ook sprake van een belangenconflict.

Strafbaar ?

In dit voorbeeld is alles heel erg duidelijk. Maar ook wanneer er zelfs maar een schijn zou ontstaan van partijdigheid en iemand rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 1 belang zou kunnen dienen dan dient hier een halt aan toegeroepen te worden.

Het is zelfs zo dat het niet uitmaakt of iemand handelt in eigen naam of een tussenpersoon inschakelt om tot dit resultaat te komen. Het jurylid had zich ook kunnen laten vervangen door zijn beste vriend om hetzelfde resultaat te bekomen …

Voor specifieke beroepscategorieën werd in het Strafwetboek ook specifieke wetgeving opgenomen. Ook het vernieuwde Vennootschapsrecht stelt één en ander veel duidelijker dan voorheen; ook voor de VZW die meer en meer wordt beschouwd als een specifieke vennootschap.

Meer en meer VZW’s komen dan ook in het vizier van het parket en worden het onderwerp van een sporenonderzoek wanneer vermoedens bestaan dat één ander niet verloopt zoals zou moeten.

In vele gevallen worden delen van het Bestuursorgaan in het ongewisse gelaten over de financiële gang van zaken maar … omdat men beslist ‘als college van bestuurders’ kunnen deze nietsvermoedende mensen aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen van belangenvermenging zelfs wanneer zijzelf geen fout gedrag vertoonden !

Een eventuele aansprakelijkheidsverzekering zal deze goed menende bestuurders ook niet ter hulp snellen … tenzij zijzelf zekere toestanden aan de kaak stellen. Dan kunnen zij de dans ontspringen.

Hoe voorkom je dat je in situaties als deze terechtkomt en wat doe je eraan als je erin verzeilt ?

Het spreekt van – goed bestuur – als een Bestuursorgaan (vroeger de Raad van Bestuur) in zijn interne reglement en deontologische code zou spreken van het belangenconflict.

De situatie waarin de man verzeilde die bij het immobiliënkantoor werkt zijn niet zo uitzonderlijk als je zou denken. In het bedrijfsleven en het verenigingsleven zal je met dit soort situaties zonder twijfel worden geconfronteerd.

Die situaties op zich zijn onvermijdelijk. Je louter in die situatie bevinden is niet strafbaar of zou geen gevolgen mogen hebben zolang je geen daden stelt waarbij je het ene belang laat voorgaan op het andere. De verkoper zou erg egoïstisch kunnen denken en enkel en alleen aan zijn commissie denken en zijn broer dan tekort doen. Dat gaat tot conflicten leiden. De verantwoordelijke van deze man moet hier oog voor hebben en dit soort situaties ook dienen te voorkomen.

Als de verkoper dit niet zou melden aan zijn verantwoordelijke dan kan dit ernstige gevolgen hebben voor diens job. Het vertrouwen zal, ook al greep de verantwoordelijke tijdig in, altijd een deuk gekregen hebben.

Het is daarom niet onverstandig om bij de organisatie waarin je gaat besturen goed op te letten bij het toekennen van taken en mandaten. Meerdere mandaten hebben hoeft geen probleem te zijn maar de kans neemt daarmee wel toe dat er zich snel situaties voordoen waarvan misbruik kan worden gemaakt. Het voorkomen dat personen mandaten opnemen in verschillende geledingen van de organisatie of binnen organisaties waarmee samenwerkingsverbanden worden opgezet zou de standaard dienen te zijn.

Ook de beslissingsstructuur van een organisatie kan veel ongewenste situaties en misbruik voorkomen. Een intern reglement en deontologische code kan voor alle medewerkers heel duidelijk omschrijven wat kan en wat niet en hoe en tot wie ze zich (onmiddellijk) moeten richten wanneer ze denken dat ze in een situatie zijn terechtgekomen waar het belangenconflict op de loer ligt.

Een open communicatie tussen de bestuurders onderling en de onderliggende diensten waarbij iedereen er zich van bewust is mede verantwoordelijk te zijn zal maken dat onschuldige inschattingsfouten die als belangenvermenging kunnen beschouwd worden kunnen opgemerkt en voorkomen worden.

Natuurlijk, als er echt slechte intenties spelen zal je ook zien dat de structuren en de communicatie ook van die aard is om één en ander toe te dekken. Het is dan ook belangrijk om als bestuurder of medewerker van een vereniging een gezonde kritische blik te hebben over de eigen organisatie.

Mocht u specifieke vragen of opmerkingen hebben betreffende dit artikel, dan kan dat steeds via e-mail
juridische-dienst@vbi.vlaanderen